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PHENICIA-CONTACT est une solution centrale, multi-sites, multitâches et multilingue, destinée aux Centres d’Appels,qui permet à tout type d’organisation de se constituer une solution adaptée et rapidement opérationnelle. PHENICIA-CONTACT apporte à l’ensemble de l’organisation un outil complet d’aide à la décision pour le court et le moyen terme. L’articulation se fait autour des problématiques complexes et changeantes des nécessités de productivité, du respect du cadre légal et de la prise en compte des demandes des collaborateurs.

PHENICIA-CONTACT possède une base complètement paramétrable en fonction des contraintes propres à chaque environnement. A cette base s’ajoute un ensemble de modules, qui étend ses fonctionnalités en fonction des besoins de l’entreprise.
La base de PHENICIA-CONTACT inclut en standard :

  • Les paramètres de l’environnement de travail
  • Le fichier personnel
  • L’aménagement des horaires
  • Les éditions
  • L’envoi des horaires par mail
  • Le module WEB
  • Les exports

La base permet également la communication des horaires par mail aux agents.

 ➢ Les modules

  • Gestion des flux et charges prévisionnelles

Génération des effectifs prévisionnels (en personnel) à partir des flux d’appels récupérés de l’ACD ou d’un fichier Excel, ou à partir d’une estimation d’un volume horaire prédéfini. (Calcul basé sur l’approche ERLANG C)

  • Optimisation des horaires du personnel

Planification des horaires du personnel en respectant tous les paramètres définis et en assurant une couverture optimale des besoins. L’optimisation intègre la modulation (annualisation) des horaires ainsi que leurs adaptations à des besoins éventuels de covoiturage.

  • Suivi des absences et des horaires

Visualisation statistique de l’activité du personnel avec analyse globale et individuelle du taux d’absentéisme ainsi que de la gestion des absences (via un module web fourni et permettant aux agents de consulter leurs plannings et faire des demandes d’absence ou des demandes d’échange d’horaire)

  • Dimensionnement des ressources du personnel

Détermine l’effectif d’agents nécessaires pour couvrir un besoin défini en fonction du type de contrat (temps complet ou partiel). Utile pour démarrer une nouvelle activité ou faire évoluer une activité existante.

  • Détachements et réunions

Gestion des affectations exceptionnelles des agents et intégration de ces indisponibilités dans l’optimisation ou positionnement post-optimisation si la planification a déjà été réalisée.

  • Gestion des pauses

Calcul de la répartition optimale des pauses des agents planifiés selon les règles en vigueur dans l’établissement et en particulier celle de la « préservation de l’acuité visuelle ».

  • Gestion des postes

Optimisation de l’affectation des postes au personnel. Utile si le nombre de postes disponibles est très inférieur au nombre d’agents planifiables)

  • Emission d’appels/Messagerie

Permet de définir les besoins en effectif des émissions d’appels et d’emails en fonction d’un paramétrage défini.

  • Adhérence

Comparatif en temps réel du flux prévisionnel et du flux entrant permettant, à court terme, de prévenir les situations de sur-effectif ou sous-effectif et de prendre les décisions qui s’imposent.

  • Externalisation

Optimise les ressources d’un personnel multi-compétent où chaque individu est associé simultanément à plusieurs partenaires (Donneurs d’ordre).

Lächelnde Frau bezahlt Einkauf mit Geldschein bei der Kassiererin im Supermarkt

PHENICIA-DISTRIB possède une base complètement paramétrable en fonction des contraintes propres à chaque environnement. A cette base s’ajoute un ensemble de modules, qui étend ses fonctionnalités en fonction des besoins de l’entreprise. PHENICIA-DISTRIB est une solution centrale, multi-sites, multitâches et multilingue, destinée à la Grande Distribution, qui permet à tout type d’organisation de se constituer une solution adaptée et rapidement opérationnelle. PHENICIA-DISTRIB apporte à l’ensemble de l’organisation un outil complet d’aide à la décision pour le court et le moyen terme. L’articulation se fait autour des problématiques complexes et changeantes des nécessités de productivité, du respect du cadre légal et de la prise en compte des demandes des collaborateurs.

PHENICIA-DISTRIB possède une base complètement paramétrable en fonction des contraintes propres à chaque environnement. A cette base s’ajoute un ensemble de modules, qui étend ses fonctionnalités en fonction des besoins de l’entreprise.

La base de PHENICIA-DISTRIB inclut en standard :

  • Les paramètres de l’environnement de travail
  • Le fichier personnel
  • L’aménagement des horaires
  • Les éditions
  • L’envoi des horaires par mail
  • Le module WEB
  • Les exports

La base permet également la communication des horaires par mail aux hôtes et hôtesses.

➢ Les modules

  • Gestion des flux et charges prévisionnelles

Génération des effectifs prévisionnels (en personnel) à partir des statistiques journalières récupérées à travers le concentrateur de caisse (Chiffre d’affaire, passage d’articles et de clients, etc…). L’historique de l’activité est repéré puis travaillé pour produire une prévision de charge, jour par jour et pour chaque tranche horaire. (Calcul basé sur l’approche ERLANG C)

  • Optimisation des horaires du personnel

Planification des horaires du personnel en respectant tous les paramètres définis et en assurant une couverture optimale des besoins. L’optimisation intègre la modulation (anualisation) des horaires ainsi que leurs adaptations à des besoins éventuels de covoiturage.

  • Suivi des absences et des horaires

Visualisation statistique de l’activité du personnel avec analyse globale et individuelle du taux d’absentéisme ainsi que de la gestion des absences (via un module web fourni et permettant aux hôtes et hôtesses de consulter leurs plannings et faire des demandes d’absence ou des demandes d’échange d’horaire)

  • Dimensionnement des ressources du personnel

Détermine l’effectif nécessaire pour couvrir un besoin défini en fonction du type de contrat (temps complet ou partiel). Utile pour démarrer une nouvelle activité ou faire évoluer une activité existante.

  • Détachements et réunions

Gestion des affectations exceptionnelles des hôtes et des hôtesses, et intégration de ces indisponibilités dans l’optimisation ou positionnement post-optimisation si la planification a déjà été réalisée.

  • Gestion des pauses

Calcul de la répartition optimale des pauses du personnel planifié selon les règles en vigueur dans l’établissement.

  • Gestion des postes

Optimisation de l’affectation des postes au personnel. Ainsi les hôtes et hôtesses de caisse sont informés, en même temps que leur planning, de leur position physique pendant l’activité. Ce module répond au besoin des cas typiques de disposition des caisses : à l’ouverture/fermeture journalière, prioritaires, au nombre d’articles limités, etc…

  • DRIVE

Permet d’optimiser les ressources d’un personnel gérant les DRIVE en transformant un volume d’heures en effectif selon un modèle de répartition spécifique.

PHENICIA, grâce à sa performance, est l’outil qui permet d’atteindre les objectifs de qualité de service, d’équilibre des coûts et de satisfaction sociale en disposant des ressources nécessaires sur toutes les périodes.
En effet, lorsqu’il s’agit de calculer l’avenir, le plus important est de se baser sur une bonne prévision. PHENICIA, avec les méthodes mathématiques de calcul prévisionnel qu’il utilise, permet d’obtenir des prévisions à partir des historiques, dont l’erreur est souvent inférieure à 3% de la réalité constatée.
L’algorithme d’optimisation de notre logiciel assure le respect rigoureux des contraintes individuelles du personnel, ainsi que des contraintes légales et de celles propres à l’entreprise.

Notre équipe vous accompagne pas à pas dès la rédaction du cahier des charges, pendant la configuration et l’installation du logiciel, et vous assiste durant toute la période d’utilisation.

Afin de vous proposer une solution parfaitement adéquate à vos besoins et enrichir le logiciel PHENICIA, nous prenons systématiquement en compte toutes vos suggestions et sommes toujours à votre écoute.

PHENICIA s’enrichit et évolue grâce aux suggestions de ses utilisateurs. Découvrez un aperçu des nouveautés de notre toute dernière version intégrant, entre autres :

Base de données

  • Archivage des flux par site
  • Archivage des fiches du personnel non-actives
  • Gestion des fonctions du personnel dans l’établissement
  • Ajout d’une nouvelle fonction au module WEB : bourse d’échange des plannings

Calcul prévisionnel

  • Définition permanente des paramètres d’ERLANG afin de calculer la charge prévisionnelle de toute une semaine en un seul clic
  • Gestion très simple des DRIVE, en générant une charge de travail à partir d’un volume horaire hebdomadaire
  • Gestion d’un personnel multi-compétent où chaque individu est associé à plusieurs donneurs d’ordre.

Planification et optimisation

  • Prise en compte des souhaits de co-voiturage
  • Prédéfinition des modulations individuelles sur plusieurs périodes
  • Module de gestion de l’externalisation (spécifique aux Centres d’Appels)
  • Module de gestion des DRIVE (spécifique à la Grande Distribution)

Administration de la base de données

  • Autorisation d’accès à des administrateurs assimilables à l’administrateur général
  • Personnalisation des jours fériés pour chaque site

Gestion et contrôle du personnel

  • Nouvelle présentation des absences et suivi de l’attribution des congés
  • Analyse mensuelle des taux d’absentéisme et de turn-over

Et bien d’autres fonctions que nous vous présenterons sur simple demande. Pour une présentation de la nouvelle version de PHENICIA, dirigez-vous vers notre formulaire de contact.